Die Einführung eines neuen ERP- oder CRM-Systems ist für jedes Unternehmen eine große Herausforderung. Am Anfang stehen einige grundsätzliche Fragen, die geklärt werden müssen. Welche ERP benötige ich? Welche Prozesse möchte ich abbilden? Wie viele Mitarbeiter müssen umgestellt werden? Wie viel Budget steht zur Verfügung? Cloud oder On-Premise? Wir könnten dieser Liste noch ein paar Fragen hinzufügen, aber ich denke, Sie werden verstehen, worauf ich hinauswill. Hat man sich endgültig für eine Software entschieden, werden die Prozesse und Daten implementiert und es kann losgehen. 

Die Umstellung auf ein neues ERP / CRM ist in vielen Fällen ein echter Kraftakt, bindet viele Ressourcen und verschlingt Zeit und Geld. Gerade mittelständische Unternehmen wollen sich einfach wieder dem „Tagesgeschäft“ widmen und übersehen dabei leider oft, dass die eigentliche Herausforderung erst jetzt beginnt, das „Schnittstellenproblem“. Wie verbinde ich die in meinem Unternehmen eingesetzten Programme oder Anwendungen miteinander? Denn klassische ERP/CRM-Systeme haben zum Beispiel: kein Webshop/Website oder Newsletter-Marketing inklusive. Dafür werden dann andere Anwendungen verwendet, WooCommerce, Mailchimp, WordPress … um nur einige zu nennen. Ohne Schnittstelle muss ich mit Doppeleinträgen, mehrfacher Kundenverwaltung oder Abrechnung rechnen. Das bedeutet, dass die Verwaltung und die Administration nicht nur viel komplexer sind, sondern auch viel Zeit und Nerven für alle Beteiligten kostet.  

Nun gibt es meiner Meinung nach drei Möglichkeiten: 

1. Sie akzeptieren es 
2. Schnittstellen (APIs) 
3. All-in-One-Software

Sie akzeptieren es 

Vor allem kleine Unternehmen kommen am Anfang mit wenigen Funktionen aus. Dokumenten- und Kundenmanagement sind die ERP-Funktionen. WordPress deckt die Homepage-Funktion ab. Eine Verbindung zwischen den beiden Systemen ist in der Regel nicht erforderlich. Für die wenigen Kontaktanfragen, die über die Website generiert werden, rechnet sich keine Schnittstelle. Aber in den meisten Fällen steigt der Bedarf. Das fängt beim einfachen Newsletter-Marketing an und endet bei der Einrichtung eines Webshops. Wer bei der Wahl des ERP-Systems nicht darüber nachdenkt, landet relativ schnell bei Punkt 2 oder 3. 

Schnittstellen (API) 

Schnittstellen oder APIs verbinden verschiedene Programme miteinander. d.h. die Daten werden in die Datenbank des jeweils anderen Programms übernommen und umgekehrt. Konzentrieren wir uns in diesem Artikel nur einmal auf die Verbindung zwischen ERP und Webshop. Ohne API werden Webshop-Bestellungen entweder nur im Shopsystem verwaltet oder müssen dem ERP nachträglich hinzugefügt werden. Beide Varianten haben ihre Tücken. Für reine Online-Händler ist Variante 1 meist kein Problem, für Unternehmen, die Online- und Offline-Kunden betreuen, ist es schwieriger. Zwei Programme aktuell zu halten ist nicht einfach. Denken Sie nur an das doppelte Kundenmanagement, wenn Kunden sowohl online als auch offline bestellen. Doppelte Lagerhaltung oder die Artikelverwaltung sind ebenfalls ein Thema. Wer sich die Arbeit erleichtern möchte, kommt an einer Schnittstelle nicht vorbei. Das Gute ist, dass es für einige Programme vorgefertigte Schnittstellen gibt, die sehr gut funktionieren. Wenn aber keine APIs out of the box vorhanden sind, wird es schwieriger und teurer. Kleine Unternehmen scheuen oft die Kosten und ziehen es vor, die doppelte Arbeit zu erledigen. Der Vorteil von Programmen wie WooCommerce oder Mailchimp ist, dass Sie in der Regel Funktionen erhalten, die Sie bei All-in-One-Systemen oft vergeblich suchen. Wichtig dabei ist nur zu überlegen, ob man die Funktionen überhaupt braucht und wirklich nutzt. 

All in One Software 

All-in-One-Systeme oder die „eierlegende Wollmilchsau“ ist die dritte Variante. Neben den ERP-/CRM-Funktionalitäten beinhalten diese Softwarepakete auch die Möglichkeit, direkt einen Webshop zu betreiben, Newsletter an Kunden zu versenden oder eine Kasse für den stationären Handel einzurichten. Die Kunden bzw. Artikel werden zentral verwaltet und Sie sparen Doppeleingaben, haben die gesamte Statistik in Echtzeit auf einen Blick und wissen, wie viel von welchem Produkt aktuell auf Lager ist, sowohl im Webshop als auch in der Filiale. Das spart viel Zeit, Doppeleingaben und hohe Investitionen in die Schnittstellenprogrammierung. Wird das System auch in der Cloud gehostet, ist „Homeoffice“ kein Thema mehr und Mitarbeiter können von überall flexibel arbeiten. Eines muss natürlich beachtet werden, dass ein All-in-One-System nicht immer alle Features einer speziellen Software abbildet. Die Einfachheit der Erstellung eines neuen Newsletters in Mailchimp ist wahrscheinlich unübertroffen. Aber wie oft erstelle ich ein komplett neues Design? Genau diese Überlegungen gibt es bei jeder Spezialsoftware. Brauche ich die angebotenen Features, wie oft benötige ich sie und wie viel besser sind sie wirklich? Ein zweiter Punkt, den Sie bei All in One Systemen beachten müssen, ist, dass die Auswahl des geeigneten Systems etwas länger dauern kann, da Sie sich zunächst im Klaren sein müssen, was Sie aktuell benötigen, aber auch, welche Anforderungen auf Sie warten. Ein längerer Auswahlprozess, der sich langfristig, aber definitiv auszahlt.

Fazit: 

Die Wahl eines neuen ERP-/CRM-Systems ist ein schwieriger Prozess und sollte sorgfältig überlegt werden. Dabei gilt es nicht nur an die aktuellen Anforderungen zu denken, sondern auch an die Zukünftigen. Auswahlkriterien sollten nicht nur die notwendigen ERP-Funktionalitäten sein, sondern das Zusammenspiel aller eingesetzten Anwendungen. Dazu gehört der Webshop, die Website oder das Marketing. Je besser die Komponenten miteinander kommunizieren, desto größer ist die Zeit- und Kostenersparnis. Um den dafür notwendigen Datentransfer zu gewährleisten, werden entweder Schnittstellen zu den einzelnen Apps benötigt oder es wird ein All-in-One-System gewählt, das möglichst viel Individualsoftware ersetzt. Ein gründlicher Auswahlprozess sollte zeigen, welches der beiden Systeme für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist.

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Ende 2021 gehört das Arbeiten im Homeoffice für viele von uns schon zum Arbeitsalltag. Ein Teams Meeting, ein Zoom Call oder der Zugriff auf die Firmendaten aus den eigenen vier Wänden ist keine Innovation mehr. Es gehört einfach dazu. Vor nicht einmal 2 Jahren war das aber ganz anders. Die Corona Pandemie brachte uns nicht nur 3G, Impfungen und Lockdowns, sondern veränderte die Arbeitswelt so dramatisch wie in den letzten drei Jahrzehnten nicht. In diesem Artikel möchte ich von einem realen Beispiel berichten, wie aus einer Homeoffice Gegnerin eine glühende Befürworterin geworden ist und warum es schwierig wird, wieder zurück in den „Normale“ Büroalltag zu finden.

Die Story beginnt im ersten Lockdown. Eine Freundin meiner Lebensgefährtin namens Sylvia, eine Alleinerziehenden Mutter, musste von einem auf den andern Tag wie viele von uns von zu Hause arbeiten. Eine 60m² große Wohnung, ein Sohn und kein Arbeitszimmer sind nicht die besten Voraussetzungen, um wirklich produktiv zu sein. Es war die Zeit wo die meisten von uns erstmals mit Zoom Meetings in Berührung gekommen sind und man sich so mit Freunden und Familie austauschte. In den meisten dieser Onlinetreffen ging es am Anfang natürlich nur über die Pandemie, die Ängste, die damit verbunden waren und ob alle genug WC Papier zu Hause hatten. Die meisten Unternehmen waren ebenfalls geschockt und wussten nicht so recht, wie Sie weiter machen sollten.

Das änderte sich aber relativ rasch und man verlegte die Arbeit ins Homeoffice. Und genau ab diesem Zeitpunkt änderten sich die Gesprächsthemen mit unserer Freundin. Plötzlich war nicht mehr die Pandemie das Thema Nummer eins, sondern das Arbeiten von zu Hause. Totale Frustration und Verärgerung über die Arbeitsbedingungen waren angesagt. Das Interessante dabei war aber, dass nicht die Doppelbelastung oder das Teilen des Esstisches mit dem Sohn den größten Frust auslöste, sondern die schlechte Organisation des Unternehmens und die miserable Software. Es war einfach umständlich an Informationen zu kommen, Sie musste mehrere Applikationen verwenden, bekam keine Einschulung und die vielen Teams Meetings waren für alle ungewohnt. Sie bekam Angst, wenn ein Kunde bei Ihr anruft, da Sie einfach keine gute Auskunft geben konnte. Diese Situation dauerte einige Wochen ohne Spürbare Besserung und bei jedem Gespräch war die Frustration zu spüren. Ich traute mich das Thema Homeoffice gar nicht mehr ansprechen, denn ich wollte nicht noch Öl ins Feuer gießen. Deshalb sprachen wir einige Zeit nicht mehr drüber und Corona dominierte wieder alle Diskussionen.

Aber es ließ mir keine Ruhe und irgendwie fand ich es unerklärlich, dass auch Sie das Thema Homeoffice nicht mehr ansprach. Also brach ich das Schweigen und war wirklich erstaunt was ich da zu hören bekam. Ihre Einstellung hatte sich um 150 Grad gedreht und ich lauschte einer Homeoffice Fanatikerin. Sie schwärmte von den Vorteilen, wie toll Sie jetzt Ihre Arbeit mit dem Privatleben vereinen konnte. Wieviel Zeit Sie sich durch den Wegfall des Arbeitsweges einspare und das Sie sich gar nicht mehr vorstellen konnte im Büro zu sitzen. Es war für mich unglaublich, wie schnell Sie Ihre Meinung geändert hatte und ich musste dem plötzlichen Wandel auf den Grund gehen. In einem langen Gespräch berichtete Sie mir was passiert war, welche Vorteile es für Sie brachte, aber auch was Ihr im beim Arbeiten von zu Hause abging. Folgendes hat Sie mir erzählt:

Arbeitsweg

Sylvia fuhr vor der Pandemie jeden Tag ca. 40 Minuten in die Arbeit. Die Anfahrtszeit war aber sehr davon abhängig, ob die Schnellbahn nicht wieder einen Ausfall hatte und Ihren Zeitplan einhalten konnte. Da dies des Öfteren passierte und es keine Gleitzeit gab musste Sie diese Ungewissheit in die Anfahrt einplanen. Aus 40 Minuten wurde dann eine Stunde Anfahrtszeit. Da es auch selten Sitzplätze im Zug gab, konnte Sie die Zeit nicht einmal für etwas sinnvolles nutzen. Bedeutet hin und zurück 80 – 120 Minuten verloren Zeit in der Schnellbahn. 2 Stunden Zeitgewinn am Tag hat Sie mehr als überzeugt.

Produktivität

Die Arbeitszeit allein war es aber nicht, denn diesen Zeitgewinn hatte Sie vom ersten Tag an und dennoch war Sie unzufrieden. Am Anfang war die Firma nicht vorbereitet und die Mitarbeiter mussten im Vergleich zur Arbeit im Büro viele unterschiedliche Programme nutzen um die gleichen Informationen über Kunden, Mitarbeiter oder Umsätze zu erhalten. Ein Telefonat mit einem Kunden war ein Hürdenlauf und der Satz “Mein Computer spinnt gerade” war noch das netteste was Sie über Ihre Arbeitssoftware sagte. Doch das wandelte sich. Eine neue Software wurde eingeführt und das Unternehmen nahm sich Zeit, um Ihre Mitarbeiter zu schulen. Mit einem Male konnte Sie die notwendigen Daten genauso gut und übersichtlich am Esstisch verwalten und das Arbeiten war wieder ohne Mühe möglich. Mehr noch, laut Ihrer Meinung ist Sie sogar produktiver als im Büro. Warum, keine Ablenkung!

Keine Ablenkung, unnötige Meetings

Einen Punkt, den Sie im Büro hasste, waren die vielen Ablenkungen und die unnötigen Meetings, bei denen man nichts neues erfuhr. Ein kurzes Plaudern am Gang, eine Zigarettenpause oder ein nerviger Sitznachbar, der zu laut telefoniert, dass alles kosten Zeit.
Sie meinte, dass Sie sich zu Hause einfach besser konzentrieren könnte und Ihre Pausen nach Ihrem eigenen Rhythmus einteilt. (Die Produktivitätssteigerung bestätigt auch eine Studie der kalifornischen Stanford Universität.)

Teams, Arbeitskollegen

Natürlich, vermisst Sie einige Ihrer Arbeitskollegen und auch das fröhliche Miteinander. Gerade am Anfang waren die ständigen Teams Meetings eine einzige Qual. Niemand hat sich ausgekannt, das ständige “Hörst Du mich” oder “Ich kenn mich nicht aus” gehört, aber endgültig der Vergangenheit an. Teams oder Zoom haben sich stetig verbessert und Funktionen wie Whiteboards, Chats, Dateien Tausch, Bildschirmfreigaben … eingebaut. Sylvia freute sich aber auch über den neuen Dresscode “unten leger”. Wie wir alle wissen, sieht man über die Webkamera nur das Gesicht bzw. den Oberkörper. Eine Jogginghose zu einer Bluse ist also kein Problem.

Mittagessen

Sylvia war nie ein Fan der Betriebsküche bzw. der umliegenden Restaurants. Nicht nur die Auswahl war endend wollend, sondern es belastete auch ziemlich Ihr Budget. Jeden Tag 5-10 Euro für das Mittagessen summieren sich einfach. Jetzt ist alles anders. Ihre kurzen Pausen nutzt sich einfach um zu kochen. Während eines Telefonates kurz umrühren. Kein Problem. Die Essenszeit hat Sie auf 13:30 verlegt, dann kommt nämlich ihr Sohn nach Hause und beide Essen gemeinsam. Leidet die Produktivität darunter? Ihr Ansicht nicht, jede Begegnung am Gang oder eine Zigarettenlänge benötigten mehr Zeit.

Kinderbetreuung

Natürlich gibt es nicht nur Vorteile. Gerade bei der Kinderbetreuung ist es schwierig alles unter einen Hut zu bekommen und für Alleinerziehende Eltern ist das eine noch größere Herausforderung. In den Zeiten, wo Ihr Sohn nicht zur Schule gehen konnte, war es natürlich schlimm. 60m², kein Arbeitszimmer sind nicht die besten Voraussetzungen. Nachdem die Schulen Ihren Betrieb wieder aufgenommen hatten, war auch dieser Punkt abgehakt.

Ich war wirklich fasziniert, wie schnell Sie sich von einem Homeoffice Gegner zu einer glühenden Befürworterin gewandelt hatte. Natürlich erwähnte Sie auch die negativen Seiten wie Ablenkungsrisiken, schwierigere Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten oder das Fehlen Ihrer Kollegen. Aber tauschen wollte Sie nicht mehr. Die Vorteile des Homeoffice hatten Sie überzeugt. Doch da hatte Sie die Rechnung ohne Ihren Arbeitgeber gemacht. Als viele glaubten die Pandemie ist beendet, wollte Ihr Chef die Mitarbeiter wieder zurück ins Büro zurückholen. Am Anfang freiwillig und nicht die gesamte Belegschaft, sondern nur einen Teil davon. Aber niemand meldete sich, keiner wollte zurück ins Büro und die gewonnenen Freiheiten aufgeben. Sylvia war also nicht die Einzige die Gefallen am Homeoffice gewonnen hatte. Eine schwierige Situation für alle Beteiligen. Sollte das Unternehmen die Telearbeit für alle fortsetzen? Was aber geschieht mit den freien und nutzlosen Büroflächen?

Ich höre von vielen Seiten, dass ein gut funktionierendes Homeoffice für beide Seiten eine Bereicherung ist und nicht nur Kosten spart, sondern auch die Work Life Balance erhöht. Wie es bei Sylvia weitergeht, ist noch nicht fixiert, denn die nächste Corona Welle stand vor der Türe und die Rückholaktion wurde abgeblasen. Wie heißt es so schön “aufgeschoben ist nicht aufgehoben”, also ich bin schon gespannt, wie es weitergeht.

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Gerade im Handwerk sind die Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung immer noch sehr groß. Viele Betriebe sorgen sich um die Sicherheit, Datenschutz oder hohe Investitionskosten. Dabei sind gerade im Gewerbe die Vorteile unübersehbar. Mit moderner Technik und ausgefeilter Software kann sich ein Tischler sich nicht nur viel Zeit sparen, sondern bietet seinen Kunden einen wirklichen Mehrwert. Eine gut geplante Digitalisierung muss auch nicht teuer sein und mit einem modularen System kann man langsam aber stetig Schritt für Schritt Richtung Zukunft gehen.

Der Umstieg auf eine moderne Software bietet unter anderem folgende Vorteile:

1) Zeitersparnis

Hier nur einige Bespiele wie sich Tischler Zeit mit einer ERP Software ersparen können.

• Doppelte Eingaben

Kennen Sie die Situation wo Sie die gleichen Daten in unterschiedliche Programme eingeben. Seien es Kundendaten, Angebots- oder Rechnungsbelege. Doppeleingaben müssen, besser dürfen eigentlich nicht mehr vorkommen. Diese Eingaben sind nicht nur ein enormer Zeit Fresser, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit.
Wäre es nicht wunderbar wenn gleich der Kunde seine Daten und Anfragen direkt in das System eingibt. z.B.: möchte ein Kunde Informationen über einen Parkettboden oder ein Möbelstück. Oder er will einen Termin vereinbaren. Er gibt seine Daten in das Kontaktformular der Webseite ein und Sie können diese gleich weiter verarbeiten. Ihm ein Angebot erstellen oder ein Email senden. Keine Doppelten Eingaben einfache Zeitersparnis

• Kundenportal

Sie haben dem Kunden ein Angebot gesendet. Perfekt, aber jetzt beginnt oft ein langer E-mail verkehr. Änderungswünsche, Preisverhandlungen oder Ihr Kunde möchte einfach nur Zusagen. Mit einem Kundenportal ersparen Sie sich lässigen Email Konversation sondern Ihr Kunde kann direkt in Ihrem System das Angebot annehmen, Zusätze bestellen oder Ihnen ein Kommentar senden. Das geht nicht nur schnell, sondern bietet einen Mehrwert für Ihren Kunden.

2) Überblick

Eine tolle Software kann aber noch mehr. Zeitersparnisse sind wichtig, aber ein weiterer wesentlicher Punkt ist immer den Überblick über seine Kundendaten, Umsätze oder Lieferanten zu haben. Wann hat ein Kunde was bestellt zu welchen Preis? Wieviel Umsatz hat er letztes Jahr/Monat/Woche gemacht? Hat er seine Rechnungen immer bezahlt, oder sind noch welche offen? Welche Holzart hat er beim letzten Auftrag bestellt? All diese Fragen können Sie in nur wenigen Klicks beantworten. Es hilft Ihnen gute, effiziente Entscheidungen zu treffen und erhöht Ihre Produktivität.

3) Büro, Homeoffice, vor Ort

Lockdown hin oder her, Büro, Homeoffice oder direkt beim Kunden. Ihre Daten sind immer dabei. Danke Cloud Software benötigen Sie keinen eigenen Server mehr. Sie und Ihre Mitarbeiter haben überall Zugriff. Angebote direkt beim Kunden, kein Problem. Kundenanfragen vom Homeoffice, warum nicht. Lieferantenbestellungen im Firmen LKW, sind selbstverständlich. Modernes wirtschaften muss flexibel sein, egal wo Sie sind Ihre Daten sind dabei.

5) Kommunikation

Kommunikation ist vielseitig und kann intern oder extern sein. Am besten man hat alle Informationen auf einen Platz. Dazugehört auch Emails, Chat Nachrichten oder interne Notizen zu einem Kunden. Es geht somit keine Information verloren und Ihre Mitarbeiter können Hand in Hand arbeiten. Aber auch die interne Kommunikation gehört Kanalisiert und gebündelt. Mit einer All in One Software ist das alles kein Thema mehr

6) E-Commerce

Zukunftsfit Tischler gehen aber noch einen Schritt weiter, denn ein Webshop ist kein Mehraufwand wenn er ins System integriert ist. Eine Datenbank für stationären Handel wie auf für den online Handel. Damit sind immer alle Preise und Beschreibungen aktuell. Es erleichtert die Artikelpflege enorm und Ihre Kunden können sich aussuchen wo Sie bestellen wollen. Im Ladenlokal oder in Ihrem Webshop.

Gerade im Handwerk bzw. Tischlerei Branche sind die Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung noch immer sehr groß. Die Vorteile sind aber offensichtlich und die Investitionskosten amortisieren sich in kürzester Zeit. Mit einem “All in One” System können Tischler nicht nur viel Zeit bei der Belegerstellung sparen, sondern man verhindert doppelte Eingaben. Mit Cloud Systemen können die Mitarbeiter im Büro, im Homeoffice oder direkt beim Kunden arbeiten. Ins besonders bei einem Lockdown kann von zu Hause gearbeitet werden, aber auch Angebote vor Ort beim Kunden dürfen nicht vernachlässigt werden. Der Kunde hat nicht nur schnell einen Preis bzw. kann gleich den Auftrag vergeben, sondern die nachträglich Bearbeitungszeit im Büro wird oft unterschätzt.

Mit moderner Technik und ausgefeilter Software kann sich ein Tischler nicht nur viel Zeit sparen, sondern bietet seinen Kunden einen wirklichen Mehrwert. Eine gut geplante Digitalisierung muss auch nicht teuer sein und mit einem modularen System kann man langsam aber stetig Schritt für Schritt Richtung Zukunft gehen.

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