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Schnittstelle oder All in One Software

Erwin Entrich
3. Dezember 2021

Die Einführung eines neuen ERP- oder CRM-Systems ist für jedes Unternehmen eine große Herausforderung. Am Anfang stehen einige grundsätzliche Fragen, die geklärt werden müssen. Welche ERP benötige ich? Welche Prozesse möchte ich abbilden? Wie viele Mitarbeiter müssen umgestellt werden? Wie viel Budget steht zur Verfügung? Cloud oder On-Premise? Wir könnten dieser Liste noch ein paar Fragen hinzufügen, aber ich denke, Sie werden verstehen, worauf ich hinauswill. Hat man sich endgültig für eine Software entschieden, werden die Prozesse und Daten implementiert und es kann losgehen. 

Die Umstellung auf ein neues ERP / CRM ist in vielen Fällen ein echter Kraftakt, bindet viele Ressourcen und verschlingt Zeit und Geld. Gerade mittelständische Unternehmen wollen sich einfach wieder dem „Tagesgeschäft“ widmen und übersehen dabei leider oft, dass die eigentliche Herausforderung erst jetzt beginnt, das „Schnittstellenproblem“. Wie verbinde ich die in meinem Unternehmen eingesetzten Programme oder Anwendungen miteinander? Denn klassische ERP/CRM-Systeme haben zum Beispiel: kein Webshop/Website oder Newsletter-Marketing inklusive. Dafür werden dann andere Anwendungen verwendet, WooCommerce, Mailchimp, WordPress … um nur einige zu nennen. Ohne Schnittstelle muss ich mit Doppeleinträgen, mehrfacher Kundenverwaltung oder Abrechnung rechnen. Das bedeutet, dass die Verwaltung und die Administration nicht nur viel komplexer sind, sondern auch viel Zeit und Nerven für alle Beteiligten kostet.  

Nun gibt es meiner Meinung nach drei Möglichkeiten: 

  1. Sie akzeptieren es 
  2. Schnittstellen (APIs) 
  3. All-in-One-Software

Sie akzeptieren es 

Vor allem kleine Unternehmen kommen am Anfang mit wenigen Funktionen aus. Dokumenten- und Kundenmanagement sind die ERP-Funktionen. WordPress deckt die Homepage-Funktion ab. Eine Verbindung zwischen den beiden Systemen ist in der Regel nicht erforderlich. Für die wenigen Kontaktanfragen, die über die Website generiert werden, rechnet sich keine Schnittstelle. Aber in den meisten Fällen steigt der Bedarf. Das fängt beim einfachen Newsletter-Marketing an und endet bei der Einrichtung eines Webshops. Wer bei der Wahl des ERP-Systems nicht darüber nachdenkt, landet relativ schnell bei Punkt 2 oder 3. 

Schnittstellen (API) 

Schnittstellen oder APIs verbinden verschiedene Programme miteinander. d.h. die Daten werden in die Datenbank des jeweils anderen Programms übernommen und umgekehrt. Konzentrieren wir uns in diesem Artikel nur einmal auf die Verbindung zwischen ERP und Webshop. Ohne API werden Webshop-Bestellungen entweder nur im Shopsystem verwaltet oder müssen dem ERP nachträglich hinzugefügt werden. Beide Varianten haben ihre Tücken. Für reine Online-Händler ist Variante 1 meist kein Problem, für Unternehmen, die Online- und Offline-Kunden betreuen, ist es schwieriger. Zwei Programme aktuell zu halten ist nicht einfach. Denken Sie nur an das doppelte Kundenmanagement, wenn Kunden sowohl online als auch offline bestellen. Doppelte Lagerhaltung oder die Artikelverwaltung sind ebenfalls ein Thema. Wer sich die Arbeit erleichtern möchte, kommt an einer Schnittstelle nicht vorbei. Das Gute ist, dass es für einige Programme vorgefertigte Schnittstellen gibt, die sehr gut funktionieren. Wenn aber keine APIs out of the box vorhanden sind, wird es schwieriger und teurer. Kleine Unternehmen scheuen oft die Kosten und ziehen es vor, die doppelte Arbeit zu erledigen. Der Vorteil von Programmen wie WooCommerce oder Mailchimp ist, dass Sie in der Regel Funktionen erhalten, die Sie bei All-in-One-Systemen oft vergeblich suchen. Wichtig dabei ist nur zu überlegen, ob man die Funktionen überhaupt braucht und wirklich nutzt. 

All in One Software 

All-in-One-Systeme oder die „eierlegende Wollmilchsau“ ist die dritte Variante. Neben den ERP-/CRM-Funktionalitäten beinhalten diese Softwarepakete auch die Möglichkeit, direkt einen Webshop zu betreiben, Newsletter an Kunden zu versenden oder eine Kasse für den stationären Handel einzurichten. Die Kunden bzw. Artikel werden zentral verwaltet und Sie sparen Doppeleingaben, haben die gesamte Statistik in Echtzeit auf einen Blick und wissen, wie viel von welchem Produkt aktuell auf Lager ist, sowohl im Webshop als auch in der Filiale. Das spart viel Zeit, Doppeleingaben und hohe Investitionen in die Schnittstellenprogrammierung. Wird das System auch in der Cloud gehostet, ist „Homeoffice“ kein Thema mehr und Mitarbeiter können von überall flexibel arbeiten. Eines muss natürlich beachtet werden, dass ein All-in-One-System nicht immer alle Features einer speziellen Software abbildet. Die Einfachheit der Erstellung eines neuen Newsletters in Mailchimp ist wahrscheinlich unübertroffen. Aber wie oft erstelle ich ein komplett neues Design? Genau diese Überlegungen gibt es bei jeder Spezialsoftware. Brauche ich die angebotenen Features, wie oft benötige ich sie und wie viel besser sind sie wirklich? Ein zweiter Punkt, den Sie bei All in One Systemen beachten müssen, ist, dass die Auswahl des geeigneten Systems etwas länger dauern kann, da Sie sich zunächst im Klaren sein müssen, was Sie aktuell benötigen, aber auch, welche Anforderungen auf Sie warten. Ein längerer Auswahlprozess, der sich langfristig, aber definitiv auszahlt.

Fazit: 

Die Wahl eines neuen ERP-/CRM-Systems ist ein schwieriger Prozess und sollte sorgfältig überlegt werden. Dabei gilt es nicht nur an die aktuellen Anforderungen zu denken, sondern auch an die Zukünftigen. Auswahlkriterien sollten nicht nur die notwendigen ERP-Funktionalitäten sein, sondern das Zusammenspiel aller eingesetzten Anwendungen. Dazu gehört der Webshop, die Website oder das Marketing. Je besser die Komponenten miteinander kommunizieren, desto größer ist die Zeit- und Kostenersparnis. Um den dafür notwendigen Datentransfer zu gewährleisten, werden entweder Schnittstellen zu den einzelnen Apps benötigt oder es wird ein All-in-One-System gewählt, das möglichst viel Individualsoftware ersetzt. Ein gründlicher Auswahlprozess sollte zeigen, welches der beiden Systeme für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist.

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